엑셀의 필터 기능
엑셀은 표 형태로 데이터를 정리하는 데 매우 유용한 프로그램입니다. 이름이나 날짜 숫자 등 다양한 정보를 표처럼 입력할 수 있고 여러 가지 기능을 사용해서 데이터를 정리하고 분석할 수 있습니다. 그중에서 필터 기능은 원하는 조건에 맞는 정보만 골라서 보여주는 기능입니다. 오늘은 이러한 필터가 무엇인지 어떻게 사용할 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.
필터의 필요성
많은 양의 데이터를 한 번에 보게 되면 복잡하고 찾기 어려울 수 있습니다. 이때 필터 기능을 사용하면 조건을 정해서 필요한 항목만 쏙쏙 골라볼 수 있습니다.
예를 들어 한 반의 학생 명단이 있고 그 안에 이름 성별 나이 점수 등이 입력되어 있다고 해보겠습니다. 이중에서 남학생만 보고 싶거나 점수가 90점 이상인 학생만 따로 확인하고 싶을 때 필터 기능을 사용하면 매우 간단하게 해결할 수 있습니다. 데이터를 직접 정렬하거나 지우지 않고도 필요한 정보만 선택해서 볼 수 있기 때문에 원래 데이터를 그대로 유지하면서도 원하는 내용을 쉽게 찾을 수 있습니다.
필터 적용하기
먼저 필터를 적용할 표를 준비합니다.
예를 들어 이름 나이 성별 점수 등의 정보가 첫 번째 줄에는 제목으로 들어 있고 그 아래부터 학생 한 명씩의 정보가 줄마다 입력되어 있다고 가정합니다.
필터는 제목이 있는 줄에서 시작해야 하므로 반드시 표의 첫 줄에는 각 항목의 제목을 넣어주셔야 합니다.
다음으로 필터를 적용하려면 표 안에 있는 셀 아무 곳이나 클릭합니다. 그런 다음 엑셀 상단의 데이터 탭을 클릭하면 필터라는 단추를 찾을 수 있습니다. 이 필터 단추를 누르면 제목 줄의 각 항목 옆에 작은 아래쪽 화살표 모양이 생깁니다.
이 화살표를 클릭하면 해당 열에 대해 필터를 적용할 수 있는 다양한 옵션이 나옵니다.
예를 들어 성별 열의 화살표를 클릭하면 남자 여자 두 가지 항목이 나오고 그중에서 보고 싶은 항목만 체크해서 확인할 수 있습니다. 만약 여자만 보고 싶다면 여자에만 체크하고 확인을 누르면 표에는 여자 학생들만 보이게 됩니다. 남자는 화면에서 사라지는 것처럼 보이지만 실제 데이터는 삭제되지 않고 필터가 해제되면 다시 원래대로 모두 보이게 됩니다. 점수 열에서도 마찬가지로 필터를 사용할 수 있습니다. 점수가 높은 학생만 보고 싶을 때는 점수 열의 화살표를 클릭하고 필터 옵션에서 숫자 필터를 선택합니다. 그러면 크거나 작거나 같은 조건을 지정할 수 있는데 예를 들어 점수가 90점 이상인 학생만 보고 싶다면 보다 크거나 같음을 선택하고 값에 90을 입력합니다. 그러면 점수가 90점 이상인 학생만 화면에 나타납니다. 이렇게 숫자 필터를 사용하면 시험 점수나 나이 등 숫자로 된 정보에서 조건을 정해 데이터를 확인할 수 있습니다.
또한 날짜가 들어 있는 열에서는 날짜 필터를 사용할 수도 있습니다.
예를 들어 최근 한 달간의 데이터를 보고 싶을 때는 날짜 열에서 날짜 필터를 선택하고 지난 달이나 특정 날짜 이후 같은 조건을 설정하면 됩니다. 그러면 해당 조건에 맞는 항목만 골라 보여줍니다.
필터는 여러 열에 동시에 적용할 수도 있습니다.
예를 들어 여자 학생 중에서 점수가 80점 이상인 사람만 보고 싶을 때는 먼저 성별에서 여자를 선택하고 점수에서 80점 이상이라는 조건을 넣으면 됩니다. 이처럼 두 개 이상의 조건을 동시에 사용할 수 있어 데이터를 훨씬 더 세밀하게 관리하고 분석할 수 있습니다. 필터를 사용하다 보면 필터가 적용된 상태인지 아닌지 헷갈릴 수 있습니다. 필터가 적용된 열은 제목 옆의 화살표 모양이 바뀌어 있습니다. 평소에는 아래쪽을 향한 단순한 화살표인데 필터가 적용되면 작고 파란 아이콘으로 변합니다. 이 표시를 보고 필터가 설정되어 있다는 것을 확인할 수 있습니다.
필터를 해제하고 싶을 때는 다시 데이터 탭으로 가서 필터 단추를 누르면 필터가 해제되고 모든 데이터가 다시 보입니다. 또는 각 열의 화살표를 눌러서 개별적으로 필터 조건을 없앨 수도 있습니다.
예를 들어 특정 열에서만 필터를 풀고 싶다면 해당 열의 화살표를 클릭하고 모두 선택에 체크한 후 확인을 누르면 됩니다.
필터 기능의 다양한 사용
필터 기능은 단순히 보는 것에만 그치지 않고 특정 조건에 맞는 데이터를 골라서 복사하거나 다른 작업을 할 때도 유용합니다.
예를 들어 판매 기록이 있는 엑셀 파일에서 특정 날짜나 특정 고객의 구매 내역만 골라서 따로 복사한 후 보고서에 붙여넣을 수 있습니다. 이렇게 필터된 정보만 추려서 사용하는 것은 시간도 절약되고 정확한 데이터 분석에도 큰 도움이 됩니다.
또한 조건부 서식과 함께 사용하면 더욱 효과적입니다. 필터로 원하는 데이터를 추려낸 후 조건부 서식을 적용하면 특정 값에 따라 셀의 색을 바꿔주거나 강조 표시를 해 줄 수 있어 눈으로 보기에도 한눈에 들어오고 더 깔끔한 자료를 만들 수 있습니다.
필터 기능은 엑셀을 사용하는 사람이라면 반드시 알아야 할 기본이자 핵심 기능입니다. 처음에는 생소할 수 있지만 몇 번만 연습해 보면 누구나 쉽게 사용할 수 있고 실제 업무나 학습에서도 바로 적용할 수 있습니다. 학교에서는 성적 관리나 학생 명단 정리에 사용할 수 있고 회사에서는 거래 내역 관리나 고객 정보 분석에도 많이 활용됩니다.
정리하자면 필터는 많은 정보 속에서 필요한 것만 골라서 보고 싶은 조건을 정해서 원하는 데이터만 표시해 주는 기능입니다. 글자 숫자 날짜 등 다양한 형식의 데이터에 적용할 수 있고 여러 조건을 동시에 사용할 수도 있습니다. 필터 기능을 잘 활용하면 엑셀을 훨씬 더 똑똑하고 효율적으로 사용할 수 있게 됩니다.
오늘은 엑셀의 필터 기능에 대해 알아보았습니다. 다음시간에는 엑셀의 텍스트 나누기 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다.