엑셀의 정렬 기능
엑셀은 마이크로소프트에서 만든 표 형식의 프로그램으로, 여러 가지 정보를 한눈에 보기 좋게 정리하고 계산할 수 있게 해주는 아주 유용한 도구입니다. 학교에서는 성적표를 만들거나 출석부를 작성할 때 사용할 수 있고, 회사에서는 직원 명단이나 재고 목록, 매출 기록 등을 관리할 때 자주 사용됩니다. 엑셀에는 다양한 기능이 있지만, 그 중에서도 정렬 기능은 아주 자주 쓰이는 중요한 기능입니다. 오늘은 이러한 엑셀의 정렬 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다.
정렬 기능이란?
정렬이란, 여러 개의 정보들을 어떤 기준에 따라 순서를 바꿔서 보기 쉽게 정리하는 것을 말합니다.
예를 들어 이름 순서대로, 나이 순서대로, 점수가 높은 순서대로, 또는 날짜가 오래된 순서대로 배열하는 것을 정렬이라고 부릅니다. 정렬을 하면 많은 정보 속에서 필요한 내용을 훨씬 빠르게 찾을 수 있고, 자료를 분석할 때도 훨씬 더 효율적으로 작업할 수 있습니다. 특히 많은 데이터가 있을 때는 정렬을 하지 않으면 원하는 정보를 찾는 데 시간이 많이 걸릴 수 있으므로 이 기능을 잘 활용하는 것이 매우 중요합니다. 그럼 이제 엑셀에서 정렬 기능을 사용하는 방법과 그 예시를 자세하게 설명드리겠습니다.
정렬 사용하기
먼저 엑셀에서 정렬을 하기 위해서는 정리하고 싶은 데이터가 표 형태로 잘 입력되어 있어야 합니다.
예를 들어 학생의 이름, 나이, 국어 점수, 수학 점수 등이 열마다 각각 정리되어 있고, 각 행에는 한 명의 학생에 대한 정보가 입력되어 있다고 가정하겠습니다. 이 경우, 이름을 가나다순으로 정렬하거나, 점수를 기준으로 가장 높은 사람부터 낮은 사람까지 나열하는 등의 작업을 할 수 있습니다.
정렬을 하는 가장 기본적인 방법은 다음과 같습니다. 정렬하고 싶은 열의 셀 중 아무 셀이나 클릭한 다음, 엑셀 상단 메뉴에 있는 데이터 탭을 클릭합니다. 그러면 상단에 오름차순 정렬과 내림차순 정렬이라는 단추가 보입니다. 오름차순은 작은 것부터 큰 것, 또는 가나다 순으로 정리하는 것이고, 내림차순은 반대로 큰 것부터 작은 것, 또는 자음 순으로 정리하는 것입니다.
예를 들어 이름을 가나다순으로 정렬하고 싶다면 이름이 입력된 열 중 하나의 셀을 클릭한 뒤 데이터 탭의 오름차순 정렬을 누르면 됩니다. 그러면 모든 줄이 이름 기준으로 다시 정리되며, 각각의 학생 정보는 서로 연결된 상태로 함께 이동되기 때문에 정보가 뒤섞이지 않습니다.
또한 점수나 나이처럼 숫자 데이터의 경우에도 같은 방식으로 정렬할 수 있습니다.
예를 들어 국어 점수가 높은 사람부터 낮은 사람 순으로 정렬하고 싶다면 국어 점수가 들어 있는 열의 셀을 클릭한 다음 내림차순 정렬을 누르면 됩니다. 그러면 국어 점수가 가장 높은 사람이 맨 위에 오게 되고, 낮은 점수를 받은 학생은 아래쪽에 정렬됩니다.
이처럼 간단한 정렬은 한 가지 기준만으로 할 수 있지만, 엑셀은 여러 가지 기준을 동시에 적용한 정렬도 지원합니다.
예를 들어 먼저 국어 점수로 정렬한 다음, 같은 점수를 받은 사람들끼리는 수학 점수 순으로 다시 정렬하고 싶을 수도 있습니다. 이럴 때는 사용자 지정 정렬이라는 기능을 사용합니다. 사용자 지정 정렬을 사용하려면 먼저 표 안에 있는 아무 셀이나 클릭한 다음, 데이터 탭에서 정렬이라는 단추를 클릭합니다. 그러면 정렬 대화 상자가 열리는데, 여기에서 첫 번째 기준으로 국어 점수를 선택하고, 두 번째 기준으로 수학 점수를 선택하면 됩니다. 그러면 국어 점수가 높은 순서대로 정렬되고, 국어 점수가 같은 사람들끼리는 수학 점수로 다시 정렬되는 방식이 됩니다.
또한 엑셀에서는 날짜 정렬도 쉽게 할 수 있습니다.
예를 들어 어떤 문서에 주문 날짜나 등록 날짜가 입력되어 있을 경우, 가장 최근의 날짜부터 정렬하거나 오래된 날짜 순으로 정렬하면 시간의 흐름을 따라 데이터를 쉽게 확인할 수 있습니다. 날짜 정렬도 숫자 정렬과 같은 방식으로 할 수 있어서 매우 직관적입니다.
이 외에도 색상으로 정렬하는 기능도 있습니다.
예를 들어 어떤 셀의 배경 색깔이 다르게 칠해져 있다면 특정 색깔이 먼저 나오도록 정렬할 수 있습니다. 이 기능은 중요한 데이터를 시각적으로 구분한 후 그것을 기준으로 정렬하고 싶을 때 유용하게 사용할 수 있습니다.
예를 들어 초록색으로 칠해진 셀을 맨 위에 오게 하거나, 빨간색으로 표시한 항목을 맨 아래로 정렬할 수 있습니다.
정렬의 여러가지 활용법
정렬 기능은 엑셀을 이용한 다양한 작업에서 매우 유용하게 사용됩니다.
예를 들어 출석부에서 이름 순으로 학생을 정리하거나, 성적표에서 점수 순으로 학생을 나열하거나, 영수증 목록을 날짜순으로 정리할 수 있습니다.
회사에서는 상품 재고를 가격 순으로 확인하거나 판매량이 많은 순으로 정렬해서 인기 상품을 찾을 수도 있습니다. 또한 정렬 기능을 잘 활용하면 필요한 데이터를 찾는 시간을 줄일 수 있으며, 보고서를 만들거나 발표 자료를 만들 때에도 데이터를 보다 깔끔하고 체계적으로 정리할 수 있습니다.
정렬은 정보를 단순히 보기 좋게 배열하는 것에 그치지 않고, 정보를 분석하고 비교하는 데 큰 도움을 줍니다. 정렬된 데이터를 기반으로 그래프를 만들거나 평균을 구하고, 조건에 맞는 데이터를 골라내는 등의 추가 작업도 훨씬 더 쉬워집니다.
정렬 시 참고 사항
정렬을 하기 전에 데이터가 표 형식으로 잘 정리되어 있어야 하고, 각각의 열에는 제목 행이 있어야 합니다. 제목이 없으면 엑셀이 어떤 열을 기준으로 정렬해야 할지 제대로 인식하지 못할 수 있습니다. 그리고 정렬을 하면 원래 있던 순서가 바뀌기 때문에 원본을 따로 저장해 두거나 정렬 전 상태를 기억해 두는 것이 좋습니다.
오늘은 엑셀의 정렬 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다. 다음 시간에는 엑셀의 필터 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다.